SUGESTÃO DE COMO PRESIDIR UMA ASSEMBLEIA DEMOCRATICA E ORDEIRA

Introdução

 

Acreditamos que a organização de assembleias é muito importante e necessário, por ser prerrogativa legal e ser uma forma consagrada da gestão coletiva e democrática de coletivos de trabalhadores (as). Em geral verificamos muitos trabalhadores (as) sem experiência em assembleias, por isso, essa abordagem como uma atividade educativa, que contribui para que as assembleias se tornem instrumentos cada vez mais acessíveis e legítimos.

O mais importante é planejar com antecedência como se pretende encaminhar os trabalhos, imaginando com antecedência como será o momento da assembleia, quais os interesses que serão defendidos, combinando com antecedência com os que vão compartilhar da condução da assembleia, como se dará o encaminhamento dos trabalhos.

O protocolo que se segue numa assembleia pode ser mais formal ou menos formal dependendo da ocasião (se de tranquilidade ou de polêmica). Mas uma assembleia tem de ter suas formalidades, uma vez que excessos de informalidades podem comprometer a legitimidade da assembleia. Isto é, a assembleia pode perde seus efeitos legais juridicamente e vira apenas uma conversa entre amigos ou bate-boca entre adversários. É muito importante que a mesa condutora dos trabalhos (presidente, secretário e auxiliares) procure estabelecer um clima de confiança e tranquilidade entre os presentes. Às vezes isso é possível, às vezes não. O fundamental é que seja estabelecido um clima de respeito entre os presentes, ou seja, respeito ao contraditório.

Para a mesa condutora dos trabalhos, é obrigatório o estabelecimento do presidente e do secretário da assembleia, podendo ser nomeados/solicitados auxiliares para ajudar, caso o presidente e o secretário não possam realizar tais tarefas conjuntamente.

O presidente da assembleia não precisa ser necessariamente o presidente da entidade em questão ou da instância administrativa, isto é, aquele que convocou a assembleia. Por isso não se deve confundir presidência da assembleia com a presidência da entidade, mas se o presidente da entidade puder presidir os trabalhos é melhor.

Numa assembleia em que prevaleça a democracia, todos os presentes, inclusive os componentes da mesa condutora dos trabalhos têm direito a expressar seus posicionamentos pessoais, uma vez que o respeito ao contraditório foi estabelecido inicialmente como princípio norteador da assembleia. Em se tendo clareza do que significa respeito ao contraditório, os participantes da reunião estarão aptos a expressar a sua opinião, bem como ouvir o ponto de vista do outro ainda que este seja divergente do seu, aguardando o seu tempo para falar. É mais produtivo para o grupo quando as falas se dão num sentido de uma reflexão ampla, abrangendo vários pontos, e não como um pingue-pongue.

O responsável pela convocação da assembleia deverá divulgar e organizar o espaço. Mas cada trabalhador (a) deve ajudar a mobilizar para que a assembleia aconteça com o maior numero de participantes. Deve-se divulgar a assembleia com o período de antecedência definido pelo estatuto da entidade. A divulgação deverá ser feita por meio de comunicação (Informativo e pagina de internet da entidade, jornal local, email de associados) objetivando a máxima publicidade e o respeito à legalidade. Nessa divulgação, devem constar os pontos de pauta propostos a serem discutidos, bem como o local, data e horário das convocações.

O presidente da Assembleia deve fazer cumprir a legalidade, mas acima de tudo deve garantir o cumprimento do estatuto da entidade.

De modo geral, uma assembleia deve passar pelas seguintes etapas:

1) Início dos trabalhos, apresentação (são os preâmbulos):

 

A pessoa que convocou a assembleia e vai iniciar os trabalhos. Começa falando, pedindo a atenção dos presentes, dizendo que a assembleia vai começar, cumprimentando os presentes, se apresentando pessoalmente e propondo a eleição da mesa que ira dirigir a assembleia. Eleita a mesa o presidente da assembleia dá início aos trabalhos juntamente com o secretário (a) e auxiliares, fazendo esclarecimentos sobre como a assembleia será conduzida, sobre a duração e sobre outros esclarecimentos que julgar necessários de modo a estabelecer um clima de confiança e tranquilidade.
Dentre outros requisitos necessários ao bom andamento da assembleia, pode-se estabelecer um tempo para informes, caso o plenário da assembleia entenda oportuno e necessário.

Ao presidente da mesa da assembleia Compete-lhe a condução da Assembleia. Dirige e orienta os trabalhos, sendo o responsável legal pela atuação social. É o órgão executivo (da mesa).

Ao secretário da mesa da assembleia Cabe-lhe tomar apontamentos para realizar a ata; ler à assembleia os documentos remetidos à mesa durante a sessão; proceder à contagem das votações. O secretário é o órgão administrativo.

Ao auxiliares da mesa da assembleia Cabe-lhes ajudar a fazer as inscrições de falas, controlar o tempo das falas, verifica quórum e contagem de votos.

A ata é o relatório oficial do que se passou e decidiu na assembleia. Deve ser elaborada pelo secretário, em um livro próprio para o feito, com páginas numeradas e rubricadas pelo presidente, ou em computador. Ao final das votações, para encerramento dos trabalhos as atas devem ser lidas, aprovadas e assinadas pelo presidente a assembleia e pelo secretário. A ata pode ser lida e aprovada na própria assembleia ou em forma de minuta. A assembleia também pode deliberar um voto de confiança para a elaboração e aprovação da mesma. Qualquer associado pode ter acesso às atas e qualquer reclamação pode ser dirigida a presidência da mesa. Qualquer irregularidade ou queixa pode ser comunicada ao Ministério Público.

2) Aprovação da pauta (a reunião começa efetivamente com a aprovação da pauta):

 

A exceção das assembleias especifica de alterações estatutárias, eleições de diretoria e das convocadas por associados conforme previsto em estatuto, o presidente da assembleia lê a pauta, consulta se os presentes querem incluir, excluir ou permutar pontos da pauta. Na pauta da convocação, em geral é previsto um ponto para outros assuntos, justamente para viabilizar ajustes de última hora.

O que pode acontecer:

1.      Todos concordam com a pauta. Neste caso a pauta é votada simbólica ou explicitamente, dependendo da ocasião e o presidente prossegue com os trabalhos respeitando os pontos da pauta.

2.      Alguém pede modificação (inclusão, exclusão ou permutação de pontos). O presidente da assembleia consulta os demais presentes para ver se concordam com a modificação solicitada.

2.1) Se houver consenso entre os presentes a respeito da modificação solicitada, a nova pauta é votada e o presidente prossegue com os trabalhos respeitando os pontos da pauta atualizada.

2.2) Se não houver consenso quanto ao pedido de modificação da pauta, o presidente viabiliza o contraditório, abrindo falas de defesa e de não-defesa a respeito da modificação. Quando os presentes se sentirem esclarecidos das questões implicadas na modificação ou não modificação da pauta, esta é votada.

2.3) Se o consenso foi estabelecido, a votação pode ser simbólica. Caso contrário, a votação deve ser formalizada.

3) Prosseguimento dos trabalhos.

 

Definida a pauta o presidente da mesa, devera ler as pautas do dia e, uma por uma, abrirá o debate. Prossegui com os trabalhos respeitando os pontos da pauta e sempre buscando obter/explicitar como serão os encaminhamentos futuros das questões referentes ao respectivo ponto em debate.

Ordem dos trabalhos É a sequencia e o conjunto dos assuntos da pauta que constituem o objeto dos trabalhos da assembleia. Ao entrar no período da ordem de trabalhos, o presidente deve começar por fazer a leitura do aviso de convocatória, ou então um dos secretários.

Os meios de discussão Para uso da palavra, qualquer membro da assembleia deve, previamente, inscrever-se junto do secretário da mesa, aguardando que o presidente lhe conceda a palavra.

As proposições ou propostas destinam-se a propor, criar situações de fato, aperfeiçoá-las e modificá-las.

A votação é a forma de manifestar a opinião pessoal ou coletiva, através do voto; Os componentes da mesa também votam. Nas eleições secretas, fazem-no em primeiro lugar, enquanto que, nas eleições abertas, fazem-no em último lugar, precisamente para não influenciarem os restantes votantes. Apurado o número de votos a favor, contra e abstenções, o presidente anuncia-os proclamando os resultados.

Durante a votação, recomenda-se o seguinte encaminhamento de falas:

Defesa da proposta A, Defesa da proposta B..... Defesa da proposta N;

Em votação: favoráveis à proposta A levantem a mão, por favor, (Contagem e registro);

Em votação: favoráveis à proposta B levantem a mão, por favor, (Contagem e registro);

Em votação: favoráveis à proposta N levantem a mão, por favor, (Contagem e registro);

Abstenções, levantem a mão, por favor, (Contagem e registro);

Encerrada a votação. Registrar os votos na proposta A, os votos na proposta B, os votos na proposta N e o número de abstenções. Declarar aprovada a proposta A, B ou N. Aquela que obteve a maioria dos votos.

A votação pode ser feita na generalidade ou na especificidade. Na generalidade sistematiza-se todas as propostas e proposições discutidas nos debates e faz-se uma votação simbólica geral. Na especificidade a votação ocorre individualmente por cada proposição ou proposta votando uma a uma.

Para finalizar, muitos pensam que o ato de abster-se de votar quando se trata de questão polêmica é sinônimo de altivez de pensamento. Vale lembrar que na Grécia antiga era proibido aos senadores abster-se de expressar seu voto quando se tratava de questões polêmicas.

A moção É o documento, ou meio de trabalho, que se destina a estabelecer princípios, conceitos, de orientação e doutrina, visando fundamentalmente o impedimento da discussão, quer pela inutilização ou afastamento dela. Pode também afastar questões prejudiciais que possam impedir a discussão.

O requerimento é um meio de trabalho, geralmente destinado a intervenções ligeiras, verbais ou escritas, podendo ser objeto de uma inscrição especial. O requerimento não pode ser fundamentado nem motivado, devendo ser objetivo e direto ao pretendido, e votado sem discussão.

4) Conclusão e encerramento da assembleia:

 

Após a votação dos assuntos que foram objeto da ordem dos trabalhos, nada mais há a tratar, tendo-se esgotado a atividade da assembleia. Surgem então duas hipóteses: ou se faz a ata de momento, que pode ser também uma minuta de deliberações, ou esta é feita posteriormente para ser referendada na próxima assembleia quando devera ser lida e aprovada antes do inicio dos trabalhos da nova assembleia. Cumprido os pontos da pauta ou esclarecido como ficam os encaminhamentos dos pontos não cumpridos, o presidente da assembleia agradece a presença de todos e encerra.

Observações gerais:

 

Durante a assembleia, no calor do debate, às vezes perde-se o foco dos trabalhos ou a mesa condutora fica sem clareza de como deve proceder. Nesses momentos, algum dos presentes pode solicitar questão de ordem, questão de encaminhamento ou questão de esclarecimento.

Questão de ordem:

 

Este tipo de questão precede às demais. Isto é, é superior às questões de encaminhamentos e às de esclarecimentos.

É relativa ao restabelecimento da ordem dos trabalhos, isto é, de como os trabalhos devem ser conduzidos naquele momento até que a ordem seja restabelecida.

Ordem aqui tem o significado de que os presentes voltem a concordar com os procedimentos relativos à condução dos trabalhos pré estabelecidos.

Este tipo de questão só pode ser solicitado quando a assembleia se transforma em uma completa confusão e a mesa condutora dos trabalhos dá sinais claros de que perdeu o controle da condução.

Questão de esclarecimento:

 

Este tipo de questão precede às de encaminhamentos, uma vez que não se pode votar algo sem que os presentes estejam esclarecidos satisfatoriamente a respeito do que está sendo votado.

Questão de encaminhamento:

 

É relativa à apresentação de propostas de como ficam os encaminhamentos futuros da questão em debate.

Materiais Necessários - livro de atas, ou computador e todos os acessórios necessários ao bom andamento dos trabalhos e conclusão da assembleia.

Após o encerramento da assembleia:

 

Propiciar um espaço de avaliação sobre a assembleia e o processo de debate.

Dinâmica sugerida: passar um objeto com as pessoas em roda. Quem estiver com o objeto estará com a palavra e deve completar, oralmente, três frases: “Eu elogio...”, “Eu critico...” e “Eu proponho...”, relacionadas à assembleia realizada.

Composição da mesa diretora da assembleia, abertura da assembleia com a leitura da ordem do dia, informes e esclarecimentos a assembleia, discussão dos itens da convocação e regras de funcionamento da assembleia.

Outras fontes subsidiarias de regulamentação sindical estão no Código Civil, na CLT e na legislação eleitoral do pais.

Este texto é uma compilação de vários textos pesquisados de vários autores.